AI-automatisering ROI: sådan regner du den, før du køber

ROI på en AI-automatisering er den årlige gevinst delt med den samlede pris på at bygge og drive den. Før du har købt noget, er begge tal et skøn, og det skøn kan du selv lave præcist nok til at træffe beslutningen, hvis du henter fire tal først: hvor ofte opgaven kører, hvor lang tid den tager, hvad timen reelt koster dig, og hvad bygget og driften koster.

Tre størrelser afgør en investering i AI-automatisering: ROI, tilbagebetalingstid og risikoen for, at skønnet er forkert. De to første kan du regne på en formiddag. Den tredje er den, de fleste leverandører springer over.

Vi får den samme sætning fra nye kunder hver måned: "Vi tror, der ligger mange timer i det, men vi kan ikke sætte tal på." Så længe det er tilfældet, er beslutningen en mavefornemmelse, og en mavefornemmelse er let at tale ned af en leverandør med et pænt slide.

Hvad AI-automatisering ROI betyder, før du har bygget noget

De fleste artikler om emnet regner bagud: de tager et færdigt projekt og viser, hvad det endte med at give. Det er nemt, og det hjælper dig ikke, for du står med et tilbud og ingen målinger.

Formlen er den samme, men indholdet er anderledes. ROI er den årlige gevinst delt med den samlede pris på det første år. Gevinsten består af tre dele: den tid, der forsvinder fra en medarbejders kalender, de fejl, der ikke længere sker, og den kapacitet, du får, uden at ansætte.

Den tredje del glemmer folk, og den er ofte den største. Når en ordre kan behandles om natten i stedet for i morgen formiddag, flytter du ikke timer, du flytter leveringstid. Spørg, hvad en ekstra dags forsinkelse koster dig i reklamationer eller tabte ordrer.

Vær samtidig ærlig om prisen. Den er bygget plus licenser og forbrug, plus den tid dine egne folk lægger i projektet, plus vedligeholdelsen, når et af systemerne ændrer sig. Regner du kun på tilbuddets forside, får du et tal, der skuffer i måned fire.

Og så er der forskellen mellem ROI og tilbagebetalingstid. ROI er et procenttal for et år. Tilbagebetalingstid er antallet af måneder, før gevinsten har dækket udgiften. For en virksomhed med to til 50 ansatte er det andet tal det vigtigste, fordi det er likviditeten, der bestemmer, hvad du kan gøre i år.

De fire tal du skal have, før du kan regne

Kæden er kort. Du mangler fire målinger, og tre af dem kan du skaffe på en uge.

1. Hvor ofte, og hvor længe per gang

Tæl i en uge. Ikke et skøn fra et møde, men en optælling hos den, der udfører arbejdet: hvor mange gange blev opgaven udført, og hvor lang tid tog tre af dem i gennemsnit.

En uge er nok til at fange rytmen og kort nok til, at nogen faktisk gør det. Er opgaven månedlig, tager du den sidste gang, den blev udført, og spørger om den var typisk.

Det er her, de fleste projekter går galt, længe før de bliver bygget. Uden et før-tal bliver diskussionen om ROI bagefter en holdningssag.

2. Din egen timeomkostning, ikke et gennemsnit

Tag den faktiske løn for den person, der udfører opgaven, læg feriepenge, pension og ATP oven i, og divider med det antal timer, hun reelt er til rådighed om året. Det tal er dit, og det er det eneste, der holder i en intern diskussion.

Branchegennemsnit er bekvemme og farlige. De gør regnestykket umuligt at angribe, fordi ingen kan genkende sig selv i det, og derfor også umuligt at handle på.

Udfører flere personer opgaven, vægt efter hvem der laver mest. Er det dig selv eller din driftsansvarlige, der taster, så brug den timepris. Den er typisk den dyreste i huset, og netop derfor er opgaven værd at fjerne.

3. Hvad fejlene koster

Tiden ved tastaturet er den billige del. Et forkert kontonummer, en ordre på det forkerte varenummer eller en adresse, der sender pakken retur, koster først, når den bliver opdaget, og den bliver opdaget sent.

Sæt en pris på én fejl: hvad koster oprydningen i tid, i fragt, i kreditnota og i den samtale med kunden, der følger? Gang med hvor mange gange det skete sidste kvartal.

Du behøver ikke være præcis. Et konservativt tal, du kan forsvare, flytter ofte regnestykket mere end timerne gør.

4. Prisen på bygget og på driften

Bed om tre tal fra leverandøren: engangsprisen, den løbende pris i kroner om måneden og hvor meget tid der forventes af dine egne folk. Mangler det tredje, er tilbuddet ikke færdigt.

Hos os starter et afgrænset byg fra 10.000 kr. som engangsbeløb, og en løbende aftale med videreudvikling fra 5.000 kr./md. Vi har lagt de fulde rammer frem i vores gennemgang af hvad AI-automatisering koster, så du kan se, hvad en opgave som din plejer at ligge i.

Regneeksempel: tre processer sat op mod hinanden

Her er tre opgaver, vi møder i næsten alle danske virksomheder, regnet igennem med den samme metode. Tallene er et eksempel, ikke en prisliste, og forudsætningerne er sat konservativt:

• Arbejdsuger om året: 46
• Timeomkostning i kroner, inklusive feriepenge og pension: 350
• Andel af opgaven, der reelt kan køre selv: 80 pct.

Tre opgaver, der føles lige irriterende i hverdagen, og som ender tre vidt forskellige steder. Fakturaopgaven er bygget hjem på knap et halvt år, fordi frekvensen er høj. Rapporten er på vippen. Kontrolopgaven er et nej, og det er den, selv om den er den, medarbejderne klager mest over.

Det er hele pointen med at regne forud: frekvens slår irritation. En opgave, der kører 40 gange om ugen og tager ni minutter, er guld. En opgave, der kører to gange om ugen og tager 20 minutter, er ikke, uanset hvor dum den føles.

Vil du prøve med dine egne tal i stedet for vores eksempel, kan du bruge vores ROI-beregner og få de samme fire felter stillet op.

Hvornår ROI er god nok, og hvornår du skal sige nej

Et procenttal er svært at forholde sig til. Tilbagebetalingstid er ikke. Her er de tærskler, vi selv bruger, når vi rådgiver om en opgave.

Den sidste række er den vigtigste, og den er grunden til, at vi siger nej til opgaver. Et projekt med to års tilbagebetaling er ikke et dårligt projekt, det er et projekt, hvor du ikke kan se, om det var godt, før du har glemt, hvad du betalte.

Vær også konkret om, hvad der kan vælte skønnet. Skal et af systemerne skiftes inden for et år, falder regnestykket fra hinanden, uanset hvad tabellen siger. Så venter du, eller du skriver automatiseringen ind i kravene til det nye system.

Fælden: sparet tid er ikke sparede penge

Det er den fejl, der oftest gør et flot regnestykke til en skuffelse. En fastlønnet medarbejder koster det samme, før og efter, at hun har fået seks timer tilbage om ugen. Lønnen falder ikke af sig selv.

Timerne bliver først penge på en af tre måder: hun bruger dem på arbejde, der skaber omsætning, du undgår den næste ansættelse, eller du undgår overarbejde i spidsbelastninger.

Derfor hører der et svar til regnestykket, før du køber: hvad skal de frigjorte timer bruges til, og hvem beslutter det? Skriv det ned sammen med tallene. Det er forskellen mellem en gevinst og en god fornemmelse.

En sammenligning er værd at have med. En fuldtidsansættelse koster 25.000+ kr. om måneden, og det bliver den ved med. En automatisering bygges én gang, kører døgnet rundt og siger ikke op. Hos Markeity sparer de 20.000 kr hver måned på systemer, vi byggede én gang.

Sådan ændrer tilskud regnestykket

Næsten ingen af de danske artikler om emnet regner tilskud med, og det er mærkeligt, for det er det enkelte forhold, der flytter tilbagebetalingstiden mest.

Søger du SMV:Digitals pulje til digitalisering, dækker staten 50 pct. af din udgift til ekstern rådgivning, og tilskuddet kan maksimalt udgøre 150.000 kr. Puljerne åbner i runder og lukker, når de er tømt, så datoen betyder lige så meget som ansøgningen.

Regn to versioner: et regnestykke med tilskud og et uden. Halveres rådgivningsdelen, lander en opgave fra vippezonen omkring et år typisk under seks måneder. Får du ikke tilskud, skal projektet stadig bære sig selv. Ordningerne, beløbene og ansøgningsrunderne har vi samlet i guiden til tilskud til dit AI-projekt, og programmets egen side ligger på SMV:Digital.

Fra skøn til sikkerhed

Et skøn bliver aldrig en måling. Men du kan gøre to ting, der fjerner det meste af risikoen, før du skriver under.

Det første er at måle en uge, som beskrevet ovenfor. Det koster ingenting og giver dig det før-tal, som hele diskussionen senere hviler på. Brugen af kunstig intelligens i danske virksomheder med over ti ansatte steg fra 15 pct. i 2023 til 28 pct. i 2024 ifølge Danmarks Statistik, men meget få af dem har et før-tal. Det er derfor, så mange projekter ender i uenighed om, hvad de gav.

Det andet er at få resultatet skrevet ind i aftalen i stedet for i et slide. Hos os er målbar ROI inden for 90 dage en kontraktbetingelse: kan vi ikke vise den, arbejder vi videre uden ekstra regning. Hvorfor vi tør det, og hvordan vi afgrænser opgaver, så det kan holde, står under 90-dages ROI-garanti, og tidslinjen fra kortlægning til drift ligger i vores proces.

Nøgletal

15 timer

frigjort om ugen hos en typisk kunde

90 dage

til målbar ROI, skrevet ind i kontrakten

10.000 kr

startpris for et afgrænset byg, engangsbeløb

Rækkefølgen er værd at holde fast i: mål, regn, beslut. Den omvendte rækkefølge gør AI til en udgift i stedet for en investering, uanset hvor god løsningen er. Metoden bag selve bygget står i vores guide til automatisering af arbejdsgange.

FAQ om ROI på AI-automatisering

Hvad er en realistisk ROI på AI-automatisering?

For en afgrænset opgave med høj frekvens ligger tilbagebetalingstiden typisk mellem tre og otte måneder, hvilket svarer til en ROI på flere hundrede pct. over det første år. Opgaver med lav frekvens lander langt dårligere, og der findes ingen gennemsnitlig ROI, der kan erstatte dit eget regnestykke.

Vær skeptisk over for en leverandør, der oplyser et ROI-tal, før han har spurgt om din frekvens og din timepris. Så kommer tallet fra en anden virksomheds proces.

Hvor lang tid går der, før en automatisering tjener sig hjem?

Det afhænger næsten udelukkende af frekvensen. En opgave, der kører dagligt, er typisk tjent hjem inden for et halvt år. En opgave, der kører ugentligt, tager omkring det dobbelte, og en månedlig opgave tjener sig sjældent hjem alene på tid.

Selve bygget er ikke den lange del. Regn med omkring tre uger fra kortlægning til kørende flow.

Hvilke processer giver hurtigst ROI?

De processer, hvor de samme oplysninger bliver flyttet mange gange om ugen mellem to systemer, der ikke taler sammen: ordrer til bogføring, bilag til godkendelse, leads til CRM, timer til løn. De er hurtige, fordi der ikke skal træffes beslutninger undervejs.

Omvendt giver processer med mange undtagelser og få gentagelser den dårligste ROI, selv når de er de mest irriterende. Start der, hvor frekvensen er, ikke der, hvor frustrationen er.

Hvordan regner jeg ROI, når automatiseringen forhindrer fejl i stedet for at spare tid?

Sæt en pris på én fejl og gang med hvor ofte den sker. Prisen består af oprydningstiden, de direkte udgifter som fragt eller kreditnota og eventuelt den tabte kunde. Brug et konservativt tal, du kan forsvare internt.

Den slags gevinst er sværere at måle bagefter, fordi fejl, der ikke sker, er usynlige. Aftal derfor på forhånd, hvordan I tæller: typisk antallet af rettelser i en periode før og efter.

Kan jeg få tilskud til rådgivningen og beregningen?

Ja, i de fleste tilfælde. SMV:Digitals rådgivertilskud dækker 50 pct. af udgiften til ekstern rådgivning i digitaliserings- og AI-projekter, og kortlægningen kan indgå i det forløb. Puljerne åbner i runder, så tidspunktet betyder noget.

Hos os er selve kortlægningen gratis under et AI Opportunity Audit, uanset tilskud. Du beholder kortlægningen og regnestykket, også hvis du vælger ikke at bygge noget.

Skal du regne ROI på AI-automatisering, så begynd med at tælle i en uge og slut med tilbagebetalingstiden. Det er den uge, der afgør, om du køber på et tal eller på en fornemmelse.