Automatiser dataindtastning: de tre typer og hvad de koster
Af Jacob Slot · Udgivet · opdateret
Automatiser dataindtastning ved først at dele opgaven op i tre typer: overførsel af de samme oplysninger mellem to systemer, aflæsning af data der sidder i et dokument, og opsamling af data som et menneske skal aflevere. Hver type har sin egen løsning, og de koster ikke det samme, så det er opdelingen, der afgør, om projektet bliver billigt eller dyrt.
Det er den korte version. Den lange handler om, at næsten alle køber den forkerte løsning først, fordi de behandler indtastning som én opgave.
Vi ser det hos nye kunder hver måned: en virksomhed har købt et scanningsværktøj til bilag og er skuffet, fordi medarbejderen stadig sidder og taster ordrer fra webshoppen ind i regnskabsprogrammet. Værktøjet virkede fint. Det løste bare en anden type indtastning end den, der kostede tid.
Hvad betyder det at automatisere dataindtastning?
At automatisere dataindtastning betyder, at oplysninger kommer ind i dit system uden at et menneske taster dem. Data flytter sig selv, fordi der findes en regel for, hvor de kommer fra, hvad de hedder i modtagersystemet, og hvad der skal ske, når noget ikke passer.
Det er værd at skille fra to ting, der ofte bliver kaldt det samme. Et hurtigere indtastningsskærmbillede er ikke automatisering, det er en bedre brugerflade. Et regneark, som to afdelinger deler, er heller ikke automatisering, det er en fælles kopi, nogen stadig vedligeholder i hånden.
Forskellen betyder noget for dig som ejer. Et værktøj sparer kun tid, når nogen bruger det rigtigt. En regel sparer tid hver gang, også i juli, og også når den medarbejder, der plejede at gøre det, er stoppet.
Den danske virkelighed er værd at kende, inden du går i gang. Brugen af kunstig intelligens i virksomheder med over ti ansatte steg fra 15 pct. i 2023 til 28 pct. i 2024, viser Danmarks Statistik. Men de mest udbredte anvendelser var at producere tekst eller tale (18 pct.) og tekstanalyse (17 pct.), mens kun omkring hver tiende virksomhed brugte AI til dataanalyse og til at automatisere arbejdsgange. Med andre ord: de fleste bruger AI til at skrive tekst, ikke til at fjerne tastearbejdet. Der er stadig frit løb på den opgave, der faktisk koster penge.
De tre typer dataindtastning du kan fjerne
Alle indtastningsopgaver i en almindelig dansk virksomhed falder i en af tre kasser. Find din, og du har samtidig fundet din løsning.
Det midterste led er det, ingen værktøjsleverandør sælger dig, og det er det, der afgør, om de to andre virker.
1. Overførsel: de samme oplysninger to steder
Dette er den mest udbredte og den billigste at fjerne. En medarbejder taster noget ind i system B, som allerede står i system A: en ordre fra webshoppen ind i regnskabet, en ny kunde fra CRM ind i sagsstyringen, timer fra en app ind i et regneark.
Kendetegnet er, at der ikke findes ny information i arbejdet. Der bliver ikke truffet en beslutning, og der bliver ikke læst noget nyt. Oplysningerne bliver blot flyttet, fordi to systemer aldrig blev sat sammen.
Løsningen er en integration. Har begge systemer et API, og det har de næsten altid i 2026, er dette et afgrænset stykke arbejde med et forudsigeligt resultat. Det er også den type, hvor du oftest kan nå hele vejen uden at bygge noget selv, fordi leverandørerne har færdige integrationer til de mest udbredte danske systemer.
Her ligger den skjulte udgave af opgaven også: regnearket ved siden af systemet. Når du spørger, hvorfor det findes, lyder svaret altid, at systemet ikke kan det ene. Skriv det ene ned. Det er typisk en regel, der kan bygges på en dag.
2. Aflæsning: data der sidder i et dokument
Den anden type er den, folk forbinder med AI. Oplysningerne findes kun i et dokument: en købsfaktura i indbakken, en følgeseddel, en underskrevet kontrakt, en håndskreven arbejdsseddel fra en montør.
Her er der reelt noget at læse, og dokumenterne ser forskellige ud hver gang. Det er derfor, almindelige regler ikke rækker, og det er den eneste af de tre typer, hvor en model giver tydelig værdi. Et flow henter bilaget, læser leverandør, beløb, dato og eventuelt ordrenummer, sammenholder med en indkøbsordre og sender til godkendelse hos den rigtige person.
To ting afgør, om det lykkes. Det første er kontrollen: en aflæsning skal altid kunne afvises, og tvivlstilfælde skal lande hos et menneske med en begrundelse, aldrig i stilhed. Det andet er volumen. Under en håndfuld dokumenter om måneden kan ikke bære et byg, uanset hvor irriterende de er.
Vi har beskrevet den fulde kæde for købs- og salgsbilag i vores guide til automatisering af fakturering, og skal bilagene i øvrigt opbevares digitalt, finder du de gældende krav i bogføringsloven hos Erhvervsstyrelsen.
3. Opsamling: data et menneske skal aflevere
Den tredje type er den, der bliver glemt, selv om den er den nemmeste. Oplysningerne findes slet ikke endnu. En kunde skal oplyse noget, en montør skal registrere en opgave, en kollega skal bestille noget.
I dag kommer det som en mail, en telefonbesked eller en besked på Messenger, og så sidder en person og taster det videre. Det er ikke en indtastningsopgave. Det er en opgave, hvor der mangler et sted at aflevere data.
Løsningen er sjældent AI. Det er en formular, et link eller en knap i en app, som skriver direkte ind i systemet, og som tjekker oplysningerne, mens de bliver afleveret. Fakturerer du det offentlige, gælder det samme princip om modtageroplysninger, der skal valideres på forhånd, før fakturaen sendes via Nemhandel.
Den type giver typisk den største lettelse per krone, fordi du både fjerner tastearbejdet og den runde med spørgsmål, der plejede at følge efter.
Hvad den manuelle indtastning koster dig
Der findes ingen dansk undersøgelse, der troværdigt siger, hvor mange timer en virksomhed bruger på at taste data. Derfor skal du måle det selv, og det tager mindre, end du tror.
Sæt et skema op i en uge og få den medarbejder, der udfører arbejdet, til at udfylde fire linjer.
| Linje | Sådan finder du tallet |
|---|---|
| Hvor mange gange | Antal gange opgaven blev udført på en uge |
| Hvor lang tid per gang | Tag tid på tre af dem og brug gennemsnittet |
| Hvor mange fejl | Antal gange noget skulle rettes bagefter |
| Hvem gør det | Navn og rolle, så du kender den rigtige timepris |
Gang de to første tal og læg lønnen på. Vil du have regnestykket gjort for dig, kan du bruge vores ROI-beregner med dine egne tal.
Den fjerde linje er den, folk undervurderer. En fejl i et tastet felt er billig i minutter og dyr i konsekvens, fordi den opdages sent: et forkert kontonummer, en ordre på det forkerte varenummer, en adresse der sender en pakke retur. Det er ikke tiden ved tastaturet, der koster, det er oprydningen bagefter.
Den tredje linje er også dit bedste argument internt. En medarbejder, der skal aflevere sit tastearbejde til et system, vil næsten altid pege på fejlene, før hun peger på tiden.
Sådan vælger du løsning til hver type
Når du ved, hvilken type du har, giver valget næsten sig selv. Her er de tre sat op mod hinanden.
| Type | Typisk løsning | Virker når | Falder fra hinanden når |
|---|---|---|---|
| Overførsel mellem systemer | Integration via API | Begge systemer er åbne, og felterne kan parres entydigt | Et af systemerne er lukket, eller samme felt betyder to ting |
| Aflæsning af dokumenter | Model plus en kontrol | Dokumenterne varierer, men felterne er de samme | Ingen kigger på de tvivlsomme aflæsninger |
| Opsamling fra mennesker | Formular eller app direkte ind i systemet | Du selv bestemmer, hvordan data afleveres | Afsenderen er en myndighed eller en stor kunde med eget format |
Rækkefølgen er værd at holde fast i: brug det enkleste, der løser leddet, og gem modellen til det led, der faktisk varierer. Det er den samme logik, vi bruger i metoden bag automatisering af arbejdsgange, og den findes, fordi en model, der er sat på en opgave med faste regler, både er dyrere i drift og sværere at stole på.
Har indtastningen flere kilder, fordi en rapport skal samles fra tre systemer, er det reelt type 1 i flertal. Den opgave har sin egen guide i automatisk rapportering.
Hvad det koster at automatisere dataindtastning
Prisen følger typen, ikke antallet af felter. En integration mellem to åbne systemer er det billigste, en dokumentaflæsning med godkendelsestrin er det dyreste, og en formular ligger i midten.
Nøgletal
15 timer
frigjort om ugen hos en typisk kunde
10.000 kr
startpris for et afgrænset byg, engangsbeløb
Et afgrænset byg starter fra 10.000 kr. som engangsbeløb, og det er med vilje et engangsbeløb. En automatisering er ikke en stilling og ikke endnu et abonnement: den bygges én gang og kører derefter. Du ejer kildekode, dokumentation og adgange, så den dag arbejdet er færdigt, kunne du i princippet aldrig tale med os igen, og alt ville stadig køre. Hvordan det hænger sammen i praksis står i vores proces, og de fulde prisrammer i vores gennemgang af prisen på AI-automatisering.
Tidsmæssigt er en afgrænset indtastningsopgave en af de hurtigste ting at få i drift. Regn med omkring tre uger fra kortlægning til kørende flow, og med målbart resultat inden for 90 dage. Kan vi ikke vise det, arbejder vi videre uden ekstra regning.
Skal rådgivningen delvist dækkes, kan SMV:Digitals rådgivertilskud dække 50 % af rådgivningen, op til 150.000 kr, til et afgrænset digitaliseringsprojekt. Vi har bygget 53 automatiseringer for danske virksomheder, og hos Markeity sparer de 20.000 kr hver måned på systemer, vi byggede én gang.
Hvornår du ikke skal automatisere dataindtastning
Lad være, hvis opgaven kører få gange om måneden og tager et kvarter. Regnestykket holder ikke, uanset hvor irriterende den er, og den ærlige anbefaling er at bruge pengene et andet sted i driften.
Lad være, hvis feltet kræver et skøn hver gang. Skal en medarbejder vurdere, hvilken kategori en udgift hører under, og er svaret forskelligt afhængigt af kunden, så er det ikke indtastning, det er en beslutning. Automatisér alt omkring den og lad beslutningen stå.
Lad være, hvis I ikke er enige om, hvad felterne betyder. To afdelinger, der bruger samme felt til to ting, er ikke et teknisk problem. Automatiserer du det, låser du uenigheden fast og gør den hurtigere.
Og lad være, hvis systemet skal udskiftes alligevel inden for et år. Så bygger du en integration til noget, der forsvinder. Vent, eller bed om at indtastningen bliver en del af kravene til det nye system.
FAQ om automatisering af dataindtastning
Kan AI overtage al dataindtastning?
Nej, og det er heller ikke målet. AI er den rigtige løsning, når data sidder i et dokument, der ser forskelligt ud hver gang. Når data allerede findes i et andet system, er en almindelig integration både billigere, hurtigere og mere pålidelig, fordi den ikke kan gætte forkert.
Den praktiske opskrift er en blanding: integrationer klarer de faste led, og en model klarer det ene led, hvor noget skal læses. Et menneske godkender det, modellen er i tvivl om.
Hvad er OCR, og er det nok?
OCR står for optical character recognition og er den teknik, der genkender tekst i et billede eller en scannet PDF. Den gør et dokument søgbart, men den ved ikke, hvilket beløb der er totalen, og hvilket der er momsen.
Derfor er OCR alene sjældent nok. Du skal også have et lag, der forstår felterne og kan sammenholde dem med noget, du kender i forvejen, og et sted hvor tvivlstilfælde lander. Det er den del, der afgør, om du kan stole på resultatet.
Hvor lang tid tager det at automatisere dataindtastning?
En enkelt integration mellem to åbne systemer kan være i drift på få dage. En dokumentaflæsning med godkendelsestrin tager længere, typisk omkring tre uger fra kortlægning til drift, fordi den skal køre med kontrol i en periode, før kontrollen kan lempes.
Tager det væsentligt længere, er det næsten altid, fordi opgaven dækker flere af de tre typer på én gang. Så skal den deles op, så noget går i drift undervejs.
Skal vi skifte system for at komme i gang?
Nej, og det er næsten altid den rigtige rækkefølge at lade systemet stå. De fleste udbredte danske regnskabs-, sags- og lagersystemer har åbne API'er, og et flow kan skrive direkte ind i det, du allerede betaler for.
Skift kun system, hvis det nuværende reelt mangler noget, du har brug for. En systemudskiftning er et projekt i sig selv, og det bør ikke ligge oven i den automatisering, der skulle spare dig tid.
Hvad sker der med den medarbejder, der taster i dag?
I praksis er svaret næsten altid, at hun får de opgaver tilbage, hun oprindeligt blev ansat til. Indtastning er sjældent hele en stilling, den er den halve time, der ligger i vejen for resten af dagen.
Det er værd at tage med hende fra starten, og ikke kun af hensyn til stemningen. Hun er den eneste, der ved, hvor undtagelserne er, og undtagelserne er det, der afgør, om flowet holder.
Vil du automatisere dataindtastning, så begynd med at sortere opgaven i de tre typer og tæl i en uge. Den sortering er hele forskellen mellem et værktøj, der ligger ubrugt, og et flow, der stadig kører om to år.