Automatiser fakturering: sådan gør du det i praksis

Automatiser fakturering ved at dele opgaven op i fem led: udløseren, data, oprettelse, afsendelse og opfølgning. De fleste danske virksomheder kan sætte tre af de fem led på autopilot i det regnskabsprogram, de allerede betaler for, mens de sidste to kræver en integration eller et mindre byg.

Det er den korte version. Den lange handler om, hvor arbejdet faktisk ligger, og det er sjældent der, hvor ejeren tror.

De fleste tænker på fakturering som selve det at trykke send. Men tiden går med at finde ud af, hvad der skal faktureres, hvor tallene står, og hvem der ikke har betalt. Denne guide tager kæden led for led, med e-conomic og Dinero som eksempler, og siger også hvornår du bør lade være.

TL;DR

• Fakturering består af fem led. Du automatiserer dem ét ad gangen, ikke på én gang.
• Oprettelse, afsendelse og betalingspåmindelser kan de fleste regnskabsprogrammer selv. Køb ikke noget, før du har set efter.
• Det dyre led er data: at samle timer, forbrug eller ordrelinjer fra det sted, arbejdet reelt registreres.
• Salgsfakturaer og købsfakturaer er to forskellige opgaver med hver sin løsning. Bland dem ikke sammen.
• Automatiser først det, der sker mindst ugentligt og følger en regel, du selv kan forklare på to minutter.

Hvad det vil sige at automatisere fakturering

Der er to ting, folk blander sammen. Den ene er et bedre faktureringsværktøj: du logger ind, udfylder færre felter og trykker send. Den anden er et system, der opretter og sender fakturaen, fordi noget skete, uden at nogen husker at gøre det.

Kun den anden er automatisering. Forskellen betyder noget for dig som ejer, fordi et værktøj kun sparer tid, når nogen bruger det. Et system sparer tid, uanset om din bogholder er på ferie eller ej.

I praksis betyder det, at du flytter beslutningen fra et menneske til en regel. "Når en sag markeres som afsluttet, oprettes en faktura med de registrerede timer, den sendes til kundens EAN-nummer, og der sendes en påmindelse efter forfald." Det er hele automatiseringen skrevet ud. Kan du sige sætningen højt uden forbehold, kan den bygges. Kan du ikke, er det ikke automatiseringen, der er problemet, men at reglen ikke er besluttet endnu.

Det er også derfor, automatisering ikke er en abonnementsudgift på linje med de andre. Den bygges én gang og kører derefter. Du ejer kildekode, dokumentation og oplæring, så den dag arbejdet er færdigt, kunne du i princippet aldrig tale med os igen, og alt ville stadig køre.

Kæden fra ordre til betalt faktura

Alle faktureringsflows har de samme fem led. Find det led, hvor din tid går, og start dér.

1. Udløseren: hvad starter fakturaen

Noget skal fortælle systemet, at der skal faktureres. I praksis er det en af fire ting: en sag markeres afsluttet, en ordre pakkes og sendes, en abonnementsperiode ruller, eller en dato kommer.

Er udløseren en person, der husker det, er der ingen automatisering endnu. Første skridt er derfor ikke teknik, men at finde det sted i din drift, hvor det allerede registreres, at arbejdet er udført.

2. Data: hvor tallene kommer fra

Dette er det led, der koster. Fakturaen skal indeholde linjer, og linjerne står sjældent i regnskabsprogrammet. De står i et timeregistreringssystem, et sagsstyringssystem, en webshop eller et regneark.

Er der kun ét sted, tallene kommer fra, og har det sted en integration til dit regnskabsprogram, er du næsten i mål. Er der tre steder, og er det ene et regneark, som en medarbejder vedligeholder i hånden, er det her, arbejdet ligger. Vi ser det som det hyppigste enkeltproblem hos nye kunder: ikke at fakturaen er svær at sende, men at ingen kan sige præcis hvad der skal stå på den, uden at spørge en person.

3. Oprettelse i regnskabsprogrammet

Selve oprettelsen er den nemme del. Både e-conomic og Dinero har API'er, og stort set alle relevante systemer kan oprette en fakturakladde eller en færdig faktura via dem.

Beslutningen, du skal tage her, er om fakturaen skal oprettes som kladde til godkendelse eller bogføres direkte. Er beløbene ens fra gang til gang, kan den gå direkte. Varierer de, så læg et godkendelsestrin ind i starten, og fjern det igen, når du har set flowet køre rigtigt en måneds tid.

4. Afsendelse og format

Fakturerer du private eller almindelige virksomheder, er en PDF pr. mail nok. Fakturerer du det offentlige, skal fakturaen sendes elektronisk i et struktureret format via Nemhandel, og modtageren identificeres på EAN-nummer eller CVR.

Det er en detalje, der vælter mange manuelle flows, fordi et forkert EAN-nummer først opdages, når betalingen udebliver. Et automatiseret flow kan validere nummeret, før fakturaen sendes, og det alene fjerner en type fejl, der ellers koster uger i betalingstid.

5. Opfølgning og bogføring

Sidste led er det, folk glemmer at tælle med: rykkere, betalingsmatch og bogføring. Regnskabsprogrammerne kan selv sende rykkere efter en fast kadence, og bankintegrationen kan matche indbetalinger mod åbne poster.

Bruger du stadig tid på at krydse en kontoudskrift af mod en fakturaliste, er det her, du finder den hurtigste gevinst. Det er ren regelbaseret sammenligning af to tal.

Det dit regnskabsprogram allerede kan

Før du køber noget, så se efter. e-conomic og Dinero kan begge oprette gentagne fakturaer på en tidsplan, sende dem automatisk, sende rykkere og matche indbetalinger via bankintegration. Begge har et åbent API, og begge har en app-markedsplads med integrationer til de mest udbredte sags- og timesystemer.

Det dækker led 3, 4 og 5 for en virksomhed med et ensartet fakturagrundlag. Har du abonnementer, faste serviceaftaler eller en fast månedlig ydelse, kan du sandsynligvis komme i mål uden at bygge noget som helst.

Det, de ikke kan, er led 1 og 2. De ved ikke, hvornår din sag er færdig, og de kan ikke selv samle linjerne fra tre systemer, der ikke taler sammen. Det er præcis dér, et byg giver mening, og kun dér.

Købsfakturaer er en anden opgave

Når folk siger fakturering, mener de som regel salgsfakturaer. Men det er ofte købssiden, der æder mest tid, fordi den er uforudsigelig: fakturaer kommer i mail, i posten, i forskellige layouts, fra leverandører der ændrer format uden varsel.

Her er automatiseringen en anden. Et system henter bilaget fra indbakken, læser leverandør, beløb, dato og eventuelt ordrenummer, sammenholder med indkøbsordren, sender til godkendelse hos den rigtige person og bogfører, når hun har sagt ja.

Det er her, AI reelt gør en forskel, fordi dokumenterne ser forskellige ud hver gang. Resten er almindelig automatisering. Skal du vælge én af de to retninger først, så vælg den, hvor bunken er størst i december.

Hvad du skal automatisere først, og hvad du skal lade være med

Tommelfingerreglen er den samme for fakturering som for alt andet: automatiser det, der sker mindst ugentligt, følger en regel, og hvor en fejl er synlig med det samme.

Det taler for at begynde med gentagne fakturaer, rykkere og betalingsmatch. Det taler imod at begynde med den store kunde, hvor priserne forhandles hver gang, og hvor din projektleder skjuler halvdelen af beslutningen i hovedet.

Lad også være, hvis du har under en håndfuld fakturaer om måneden. Så er det billigere at blive ved med at gøre det i hånden, og den ærlige anbefaling er at bruge pengene et andet sted i driften. Vi har bygget 53 automatiseringer for danske virksomheder, og de bedste af dem havde det til fælles, at volumen var der i forvejen.

Sådan kommer du i gang uden at bygge alt på én gang

Start med at tælle. Skriv i en uge ned, hvor lang tid der faktisk går med hvert af de fem led, og hvem der gør det. Det tager ti minutter om dagen og afgør resten af beslutningen. Vil du sætte tal på, hvad tiden er værd, kan du regne det igennem i vores ROI-beregner.

Tag derefter ét led ad gangen. Det led, der fylder mest i dit skema, er det led, du automatiserer først. Kør det i en måned, før du rører det næste. Den rækkefølge er hele idéen bag vores proces, og den findes, fordi flows, der bygges samtidigt, fejler samtidigt.

Vi finder typisk 15 timer om ugen hos en kunde, og fakturering er sjældent hele besparelsen alene. Den ligger som regel spredt over fakturering, rapportering og standardhenvendelser. Du kan se, hvordan det ser ud hos rigtige virksomheder, i vores kundecases.

Et afgrænset byg starter fra 10.000 kr som engangsbeløb. Skal rådgivningen delvist dækkes, kan SMV:Digital være en vej, og det har vi skrevet en selvstændig guide om i SMV:Digital-tilskud til AI.

FAQ

Hvordan sender jeg en faktura elektronisk?

Til private og almindelige virksomheder er en PDF pr. mail nok. Til offentlige kunder skal fakturaen sendes som et struktureret dokument gennem Nemhandel, og modtageren identificeres på EAN-nummer. Både e-conomic og Dinero understøtter afsendelsen direkte fra programmet, så du skal normalt ikke bruge en ekstra løsning til det.

Fejlen ligger næsten altid i modtageroplysningerne, ikke i afsendelsen. Validér EAN-nummer og CVR, når kunden oprettes, frem for når fakturaen sendes.

Hvad er forskellen på Dinero og e-conomic?

Dinero er bygget til den mindre virksomhed og enkeltmandsvirksomheden og er hurtigere at komme i gang med. e-conomic har flere funktioner, flere integrationer og bruges typisk, når der er en bogholder eller revisor inde over til daglig.

Til automatisering er den praktiske forskel integrationsudbuddet. Har dit sags-, time- eller lagersystem allerede en færdig integration til det ene, vejer det tungere end funktionslisterne.

Hvornår skal man have digital bogføring?

Bogføringsloven stiller krav om digitale bogføringssystemer og digital opbevaring af bilag for danske virksomheder, og kravene er rullet ud i etaper afhængigt af selskabsform og omsætning. Reglerne og de gældende datoer findes hos Erhvervsstyrelsen.

Kører du allerede i e-conomic eller Dinero, er du som udgangspunkt dækket. Det er regnearket ved siden af, der er problemet, og det er også det, der blokerer for automatisering.

Kan jeg automatisere fakturering uden at skifte regnskabsprogram?

Ja, og det er næsten altid den rigtige rækkefølge. Både e-conomic og Dinero har åbne API'er, så et flow kan oprette, sende og bogføre i det system, du har i forvejen.

Skift kun program, hvis det nuværende reelt mangler noget, du har brug for. En systemudskiftning er et projekt i sig selv, og den bør ikke ligge oven i den automatisering, der skulle spare dig tid.

Næste skridt

Vil du automatisere fakturering, så begynd med de fem led og find ud af, hvor din tid faktisk går. Oprettelse, afsendelse og opfølgning kan dit regnskabsprogram formentlig selv. Det er udløseren og datagrundlaget, der kræver arbejde, og det er også dér, gevinsten er størst.

Vil du have kortlægningen gjort for dig, tilbyder vi et gratis AI Opportunity Audit. Vi gennemgår dine arbejdsgange, peger på hvad der kan automatiseres, hvad det vil koste, og hvad det vil spare. Ingen binding, og du beholder kortlægningen uanset. Book dit gratis AI Opportunity Audit.